اكتشف كيفية اختيار الشركة المناسبة لتنفيذ برامج إدارة وتخطيط الموارد (Odoo ERP)

اكتشف كيفية اختيار الشركة المناسبة لتنفيذ برامج إدارة وتخطيط الموارد (Odoo ERP) وأهم الأسئلة التي ستساعدك في اختيار المنفذ المحترف لأنظمة أودو في السعودية   مراحل ERP Implementation Processes.

يهدف برنامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP) إلى تبسيط عمليات الأعمال. ومع ذلك، بدون وجود شريك مناسب للتنفيذ والدعم، قد لا تتمكن من الاستفادة بشكل كامل من جميع مزاياه.

على الرغم من أهمية التكلفة الأولية لتنفيذ نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، فمن الضروري إعطاء الأولوية للسلامة المالية لشركتك بشكل عام. لا يمكن التأكد من أن جميع شركاء تخطيط موارد المؤسسات (ERP) يتمتعون بنفس مستوى الخبرة في التعامل مع أنظمة معينة مثل ساب أو Microsoft Dynamics او Oracle. في حين أن الشركاء الأكثر خبرة قد يحتاجون إلى أن تُقدم على استثمار أعلى، فإن خبرتهم يمكن أن توفر في النفقات و ميزانية الأعمال، لا سيما في مجالات مثل تصميم النظام والتنفيذ ودعم الكفاءة.

بالإضافة إلى ذلك، من الضروري اختيار ERP وكيل يقدم خطة محددة ومحكمة لتنفيذ عمليات الأعمال. تعتبر أنظمة ERP معقدة وتتطلب الوصول إلى بيانات عملك الحيوية. وعلى ذلك يقوم الشريك الموثوق به بوضع استراتيجية مخصصة للتنفيذ من البداية ومعالجة أي مخاوف قد تكون لديك. .

فهم مراحل تنفيذ برنامج تخطيط موارد المؤسسات اودو (ERP)

تتكون خطة تنفيذ نظام اودو ERP النموذجية من ست مراحل رئيسية، وكل منها لها أهداف محددة. تختلف الشركات فيما بينها، لذا قد تختلف المراحل قليلاً باختلاف الشركة، وقد تتداخل أيضًا. يتضمن دورة حياة تنفيذ نظام اودو ERP المكونة من ستة أجزاء وهي تحديد نقاط العمل والتخطيط، ثم التصميم ومرورا بالتطوير والاختبار ووصولا بالتنفيذ والدعم.

تحديد نقاط العمل والتخطيط

فريق نظام اودو ERP له دور حيوي في عملية التنفيذ، حيث يتولى مهام متنوعة مثل وضع خطة المشروع، وضمان تخصيص الموارد بشكل كافٍ واتخاذ القرارات الرئيسية وإدارة العمليات اليومية. يشمل الفريق عادة مدير المشروع، وممثلي الأقسام المعنية، تكون مشاركة الإدارة العليا ضرورية لضمان توفير الموارد اللازمة وتقديم الدعم المطلوب لتنفيذ التغييرات في المؤسسة.

تتضمن الأهداف المبكرة فهم التحديات المعنية وتوجيهها نحو أهداف خطة التنفيذ لبرنامج اودو ERP، والتي قد تكون محددة سابقًا في حالة الأعمال. يتضمن التحليل المفصل توثيق سير العمل وتخصيص تطوير النظام وفقًا لذلك. يعد اختيار النظام سواء كان يعمل على خادم محلي أو سحابي قرار كبير يتأثر بالاحتياجات المؤسسية وقدرات تكنولوجيا المعلومات. يتطلب النظام المحلي شراء وتثبيت الأجهزة والبرمجيات داخل مركز البيانات التابع للمؤسسة، بينما تقدم خيارات السحابة تنفيذًا أسرع ومتطلبات أقل لتكنولوجيا المعلومات.

مرحلة التخطيط لنظام ERP وتصميم تدفق الأعمال

أثناء مرحلة التصميم، يتم تحليل المتطلبات التفصيلية وسير العمل بعناية لإنشاء تصميم شامل لنظام اودو ERP الجديد. يتضمن ذلك صياغة سير العمل وعمليات تجارية أكثر كفاءة للاستفادة من إمكانيات النظام. يكون دور المستخدمين حيوي في هذه المرحلة حيث يمتلكون رؤى قيمة في العمليات الحالية حيث يضمن إشراكهم قبولهم للنظام الجديد وتحقيق أقصى استفادة منه.

يتم استخدام تحليل Gap Analysis لتحديد التفاصيل الدقيقة والجوانب الفريدة التي قد تتطلب تخصيص برمجيات محددة و تعديلات مخصصة لتتوافق مع نظام سير العمل. وفي هذا السياق يتعاون الفريق مع شركاء التنفيذ لتحديد الحلول لمعالجة هذه الفجوات، ليتأكدوا أن النظام يلبي الاحتياجات والأهداف الفريدة للمؤسسة.

مرحلة التطوير لنظام ERP

هذه المرحلة تتطلب جهدًا لتهيئة البرمجيات وتخصيصها لدعم العمليات المعاد تصميمها، وهو جهد يستوجب الانتباه لتلبية احتياجات المؤسسة بشكل فعّال. قد تطلب مرحلة التطوير اندماج متكامل مع تطبيقات الأعمال الحالية في المؤسسة وهو جهدًا إضافيًا لتعزيز الانسجام بين الأنظمة المختلفة.

بالتوازي مع تطوير البرمجيات، يجب على الفريق البدء في تحضير المواد التدريبية لدعم المستخدمين في التأقلم مع النظام الجديد، مما يساهم في تحقيق نجاح التطبيق. كما ينبغي البدء في التخطيط لعملية انتقال البيانات، وهي مرحلة مهمة تتطلب التركيز على تحديد البيانات الأساسية وتجنب الترحيل الغير ضروري للبيانات التاريخية غير الهامة.

مرحلة الاحتبار لنظام الـ ERP

اختبار وتطوير النظام قد يحدثان في نفس الوقت. على سبيل المثال، يمكن لفريق المشروع أن يختبر أجزاء محددة من النظام، ثم يقوم بإصلاح الأخطاء أو التعديلات الضرورية بناءً على النتائج ومن ثم يعيد الاختبار. أو قد يتم اختبار وحدة من وحدات نظام ERP بينما الأخرى لا تزال تحت التطوير. يجب أن يتبع الاختبار الأولي لوظائف البرمجيات الأساسية بفحص شامل لإمكانيات النظام، مع إشراك بعض الموظفين في تجربة النظام لأنشطتهم اليومية. يجب أيضاً أن يشمل هذه المرحلة اختبار لانتقال البيانات و توفير التدريب الأولي للمستخدمين النهائيين.

مرحلة تنفيذ نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP).

يوم تشغيل النظام أخيراً كن مستعدًا لمواجهة بعض التحديات المحتملة، فقد تكون هناك بعض الصعوبات بسبب العديد من الأمور التي يجب التنسيق فيما بينها، وربما يشعر بعض الموظفين بالارتباك، بالرغم من كل الجهود التي بذلت لتهيئتهم لهذا التغيير. يجب أن يكون فريق المشروع جاهزًا للرد على أية استفسارات، ومساعدة المستخدمين في فهم النظام ومحاولة إصلاح أي مشاكل تنشأ. كذلك شريك التنفيذ يجب أن يكون متواجدًا للمساعدة في حال حدوث مشاكل. قد يستغرق المستخدمين بعض الوقت في التكيف مع النظام والبدء في تحقيق المكاسب المتوقعة في الإنتاجية.

تختلف خطط المؤسسات في بعض الأحيان بشأن تنفيذ جميع وحدات نظام ERP معًا في نفس الوقت، حيث يركز بعضها في البداية على تنفيذ وحدات أو عمليات محددة بالأولوية، ثم يضيفون الباقي تدريجيًا. للحد من المخاطر، قد تفضل بعض المؤسسات الاستمرار في تشغيل الأنظمة القديمة بالتزامن مع تنفيذ نظام ERP الجديد لفترة، على الرغم من أن ذلك قد يؤدي إلى زيادة تكلفة المشروع بشكل عام وتقليل كفاءة المستخدمين في البداية.

الدعم بعد تنفيذ ERP 

دعم تنفيذ نظام ERP بعد التشغيل يساهم في الحفاظ على رضا المستخدمين وضمان تحقيق الفوائد المرجوة للمؤسسة. فريق المشروع قد يظل مسؤولاً عن النظام خلال هذه المرحلة، لكن تركيزه سينتقل إلى الاستماع إلى تغذية ردود المستخدمين وضبط النظام وفقًا لذلك. قد تكون هناك حاجة إلى تطوير وتكوين إضافي بمعرفة فريق المشروع مع إضافة ميزات جديدة إلى النظام، وستحتاج الموظفين الجدد أيضًا إلى تدريب على النظام.

إذا كان لديك نظام ERP على خادم محلي، ستحتاج إلى تثبيت تحديثات البرمجيات الدورية وربما ترقية الأجهزة مع مرور الوقت. أما إذا كنت تستخدم نظام اودو ERP على خادم سحابي، فقد يقوم اودو تحديث البرمجيات تلقائيًا.

تعرف على كيفية التحقق من إمكانيات وخبرات محترف أنظمة ERP وشريك اودو في السعودية

حافظ على التواصل مع شريكك التقني وفريقك في المؤسسة. حيث ان من الضروري جدًا أن يكون لديك شريك تقني مطلع وأن تبقى البوابة للتواصل مفتوحة، وإليك بعض النصائح المفيدة لتجنب التحديات المحتملة في المستقبل:

1- خذ الوقت اللازم للتعرف على شريكك التقني بشكل جيد. اطلب منهم أن يظهروا لك أنهم فاهمون أنظمتك بشكل كامل - كل جزء منها، من الأساسيات وحتى التفاصيل الدقيقة والتكوينات المختلفة. إذا لم يظهروا هذا الفهم، ففكر في البحث عن شريك آخر للمساعدة أو حتى استبدال الشريك الحالي. يمكن أن يبدو هذا القرار قاسياً، ولكن من الضروري أن تدرك أن الخبرة في مجال معين، مثل أنظمة إدارة الموارد المؤسسية أو نقاط البيع، لا تعني بالضرورة الاستيعاب الكامل لمجالات أخرى مثل الحوسبة السحابية، أو خوادم قواعد البيانات SQL، أو حتى شيربوينت. ما تحتاجه هو شريك يتفهم الصورة بشكل شامل.

2- قبل أن تقوم بترقية أو تحديث أو تغيير أي أداة او تطبيق أو منصة أو نظام، خذ الوقت للتحدث مع شريك التنفيذ ومناقشة هذه التغييرات بالتفصيل. أخبرهم بما تحاول تحقيقه، لأنه قد يكون لديهم طرق أفضل أو أقل تكلفة لتحقيق أهدافك. والأهم من ذلك، اسألهم عن النصيحة بخصوص الاستراتيجية المناسبة لتنفيذ التغيير المطلوب. على سبيل المثال، مؤخراً تواصل أحد العملاء معنا بخطة لترقية نظام أساسي - وكان هذا قراراً جيداً حقاً. لو لم يكونوا قد فعلوا ذلك، لما نجحت الاستراتيجية وكانت المشكلات في انتظارهم. بفضل التعاون المشترك، نجحنا في وضع استراتيجية مناسبة للمحافظة على نظمهم ووضع خطة فعالة للاستعداد للتحديات وضمان استمرارية الأعمال.

3- فكّر في البتّ في خطة خدمات دورية مع الشريك التقني. على الرغم من أنك قد تجد أنه يمكنك توفير المال من خلال القيام بكل شيء بنفسك، إلا أنه من الضروري أن تفكر في النتائج المحتملة. هل تستحق هذه المخاطرة؟ النهج الأكثر ذكاءً هو وضع اتفاقية مع شريكك التقني تحميك وكذلك مراعاة ميزانيتك. في معظم الأحيان ستحصل على دعم الصيانة عند الحاجة ، ويمكن أن تُحقِّق مكالمة واحدة للصيانة عائدًا كاملاً على استثمارك الشهري. بالإضافة إلى ذلك، تتضمن العديد من الخطط مدة زمنية محددة للاستشارة مع خبير تقني لمناقشة الاستراتيجية وتخطيط التنفيذ للمشاريع القادمة.

في DIS، فريقنا التقني ليس مجرد محترفين في نظام Odoo ERP بل يتمتعون أيضًا بفهم شامل للبيئة التقنية لـ Microsoft بأكملها، بما في ذلك Microsoft 365 - SQL Server، Azure، SAP، Oracle Platforms، وأنظمة مخصصة مثل برنامج اودو لإدارة المبيعات و أنظمة الكاشير, أنظمة ادارة التصنيع والمخازن ​ أنظمة اودو الاخرى.بفضل خبرتنا الواسعة في المحاسبة والأعمال ومجموعة متنوعة من الصناعات، نحن مستعدون لمساعدتك في اتخاذ قرارات استراتيجية وتكتيكية ذكية بشأن تقنياتك وتنفيذ اودو ERP. .